「内定辞退のメールってどう書けばいいの？」
「電話したほうがいい？」
「怒られたり印象が悪くなったりしない？」
就職活動で複数社から内定をもらうと、多くの人が“内定辞退の伝え方”で悩みます。特に初めての就活では、どこまで丁寧に連絡すべきか不安になりますよね。
結論から言えば、内定辞退自体は珍しいことではありません。ただし、伝え方を間違えると「社会人マナーがない」という印象につながる可能性があります。
本記事では、就活で使える内定辞退メールの例文テンプレートを紹介しながら、件名の書き方・辞退理由の伝え方・電話は必要か・失礼にならないマナーまでわかりやすく解説します。
内定辞退はメールだけでも問題ない？
結論から言うと、内定辞退はメールのみでも問題ありません。
ただし、最終面接後に何度も連絡をもらっていた場合や、入社意思を強く伝えていた場合は、電話も入れたほうが丁寧です。
近年はメールのみで辞退する就活生も増えていますが「まず電話、その後メール」が最も誠実な対応と言えるでしょう。
就活で内定辞退メールを送る際の基本マナー
内定辞退メールでは「辞退すること」そのものよりも、どのように連絡するかが重要です。
就職活動では複数社から内定をもらうケースも多く、内定辞退自体は珍しいことではありません。そのため、必要以上に怖がる必要はありませんが、社会人として最低限のマナーは意識しておきたいところです。
特に大切なのは「できるだけ早く連絡すること」「感謝とお詫びを丁寧に伝えること」「失礼のない文章を心がけること」の３点です。
ここでは、就活で内定辞退メールを送る際に知っておきたい基本マナーについて解説します。
内定辞退の連絡はできるだけ早く行う
内定辞退を決めたら、できるだけ早く企業へ連絡することが大切です。
「言いづらい」「気まずい」と感じてしまい、後回しにしたくなる就活生は少なくありません。しかし、連絡が遅くなるほど企業側も採用調整が難しくなってしまいます。
内定辞退そのものよりも、「連絡が遅い」「何日も放置される」ことのほうが印象が悪くなりやすいため注意しましょう。
辞退を決めた時点で、まずはメールや電話で早めに意思を伝えることを意識しましょう。
メールだけで済ませず電話も入れるのが理想
内定辞退では、メールだけで終わらせず、可能であれば電話も入れるのが理想です。
特に、面接で何度もやり取りをしていた場合や、入社意思を強く伝えていた場合は、電話で直接伝えたほうが誠意が伝わりやすくなります。
ただし、担当者につながらない場合や営業時間外の場合は、先にメールを送っても問題ありません。
最近ではメールのみで辞退するケースも増えていますが、「まず電話、その後メール」という流れが最も丁寧な対応と言えるでしょう。
件名だけで内容が伝わるようにする
内定辞退メールの件名は、ひと目で内容がわかる形にするのが基本です。
採用担当者は毎日多くのメールを確認しているため、「お世話になっております」など曖昧な件名だと見落とされる可能性があります。
たとえば「【内定辞退のご連絡】○○大学 氏名」のように、件名だけで内容と送信者がわかる形にすると親切です。
また、企業から届いたメールへ返信する場合は、件名を変更せず「Re:」のまま返信しても問題ありません。
感謝とお詫びの気持ちを必ず入れる
内定辞退メールでは、感謝とお詫びの言葉を必ず入れるようにしましょう。
企業側は説明会や面接など、多くの時間をかけて選考を進めています。そのため、辞退理由だけを簡潔に伝えると、少し事務的で冷たい印象になってしまうことがあります。
「内定のご連絡をいただきありがとうございました」「このようなご連絡となり申し訳ございません」など、一言添えるだけでも印象は大きく変わります。
最後まで丁寧な対応を意識することで、社会人として好印象につながりやすくなります。
内定辞退メールの例文｜メールのみで辞退する場合
件名：【内定辞退のご連絡】鈴木太郎／明治大学文学部
株式会社○○○○
○○○○様
お世話になっております。
明治大学文学部の鈴木太郎です。
先日は、採用内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねた結果、別の企業とのご縁を感じたため、
誠に恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
説明会や面接など、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となってしまい大変申し訳ございません。
本来であれば直接お伝えすべきところではございますが、
まずはメールにてご連絡申し上げます。
最後になりますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
内定辞退理由として使いやすい表現例
- 自身の適性を改めて考えた結果
- 希望するキャリアを慎重に検討した結果
- 別の企業とのご縁を感じたため
- 将来の方向性を総合的に判断した結果
- 自身の価値観や働き方を見直した結果
内定辞退メールでは、理由を正直に細かく書きすぎる必要はありません。
「給与が低かった」「社風が合わなそうだった」などを直接書くと角が立ちやすいため、やわらかい表現へ言い換えるのが一般的です。
内定辞退メールの例文｜電話後に送る場合
件名：【内定辞退のご連絡】鈴木太郎／明治大学文学部
株式会社○○○○
人事部 採用担当
○○○○様
お世話になっております。
明治大学文学部の鈴木太郎です。
先ほどはお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。
改めて慎重に検討した結果、別の企業とのご縁を感じたため、
誠に恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
説明会や面接を通じて、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となってしまい大変申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところではございますが、
まずはメールにてご連絡申し上げます。
最後になりますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
———————————————————–
○○大学○○学部
鈴木太郎（すずきたろう）
電話：080-1111-1111
住所：東京都新宿区新宿1-1-1 新宿201
メールアドレス：suzuki-taro@gmail.com
———————————————————–
時期次第では電話もしくは直接訪問が望ましい
入社直前など、企業側で配属準備や採用調整が進んでいる段階では、メールだけで済ませず電話でも直接連絡するのが望ましいです。
特に入社承諾後の辞退は、企業側への影響も大きくなりやすいため、辞退を決めた時点でできるだけ早く連絡することが重要になります。
採用支援の現場でも、内定辞退そのものより「連絡が遅い」「無断で放置される」ことのほうが、企業側の印象に残りやすい傾向があります。
内定辞退メールで気をつけたい注意点
内定辞退メールでは、丁寧な言葉遣いだけでなく、企業側への配慮が伝わる内容にすることが大切です。内定辞退は学生にとって気まずい連絡ですが、企業側も採用活動に時間をかけています。
だからこそ、辞退する理由を伝えるだけでなく、選考に時間を割いてもらったことへの感謝と、辞退することへのお詫びを忘れないようにしましょう。
ここでは、内定辞退メールを送る際に気をつけたい注意点を解説します。
辞退理由を細かく書きすぎない
内定辞退の理由は、細かく説明しすぎず、簡潔に伝えるのが基本です。
たとえば「他社の条件のほうが良かった」「社風が合わないと感じた」「面接で不安を感じた」など、正直すぎる理由を書くと、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。
内定辞退メールでは、辞退理由を詳しく説明するよりも「自身の適性を改めて考えた結果」「今後のキャリアを慎重に検討した結果」など、角が立ちにくい表現を使うとよいでしょう。
企業側も辞退理由を知りたい気持ちはありますが、細かい事情まで書く必要はありません。相手に配慮しながら、簡潔に理由を伝えることが大切です。
感謝とお詫びの言葉を必ず入れる
内定辞退メールでは、内定をもらったことへの感謝と、辞退することへのお詫びを必ず入れましょう。
企業は説明会、面接、書類確認、社内選考など、多くの時間をかけて内定を出しています。そのため、ただ「辞退します」と伝えるだけでは、事務的で冷たい印象になってしまいます。
「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず」「内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました」などの一文を入れるだけでも、印象は大きく変わります。
内定辞退は悪いことではありませんが、相手の時間や期待に対する配慮を示すことが、社会人としての基本的なマナーです。
LINEのような短文は避ける
内定辞退メールでは、LINEのような短文やカジュアルすぎる表現は避けましょう。
たとえば「今回は辞退します。ありがとうございました」だけでは、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。友人への連絡とは異なり、企業へのメールでは最低限のビジネスマナーが求められます。
内定辞退メールでは、宛名、名乗り、内定への感謝、辞退の意思、お詫び、締めの挨拶、署名まで入れるのが基本です。
文章が長すぎる必要はありませんが、短すぎるメールは誠意が伝わりにくいため注意しましょう。
署名を忘れない
内定辞退メールの最後には、氏名・大学名・電話番号・メールアドレスを記載した署名を入れましょう。
採用担当者は複数の学生とやり取りしているため、本文だけでは誰からの連絡なのかすぐに確認できない場合があります。特に内定辞退の連絡では、企業側で採用管理や社内共有を行う必要があるため、連絡先が明確になっていると親切です。
署名には、大学名、学部名、氏名、電話番号、メールアドレスを記載しておくと安心です。
社会人のメールでは署名を入れるのが一般的なマナーです。就活中のメールでも、最後に署名を入れることで丁寧な印象になります。
入社承諾後・内定式後に辞退する場合の注意点
入社承諾後や内定式後に辞退する場合は、通常の内定辞退よりも慎重な対応が必要です。
すでに入社の意思を示している段階で辞退するため、企業側では配属準備や研修準備、採用計画の調整が進んでいる可能性があります。そのため、メールだけで一方的に連絡するのではなく、まずは電話で担当者に事情を伝えるのが望ましいです。
電話で謝罪と辞退の意思を伝えたうえで、改めてメールでも正式に連絡を残すと丁寧です。場合によっては、企業から直接説明を求められることもあります。
入社承諾後や内定式後の辞退は、企業に迷惑をかけてしまう可能性が高いからこそ、連絡を先延ばしにしないことが大切です。辞退を決めた時点でできるだけ早く連絡し、感謝とお詫びの気持ちを誠実に伝えましょう。
採用コンサルティングの現場でも、内定承諾後辞退は一定数発生しています。そのため、必要以上に怖がる必要はありません。大切なのは、冷静かつ誠実に辞退の意思を伝えることです。
内定辞退メールに関するよくある質問
内定辞退はメールだけでも問題ない？電話したほうがいい？
内定辞退自体はメールのみでも可能ですが、基本的には電話も入れるのが望ましいです。特に、最終面接後に何度も連絡をもらっていた場合や、入社意思を強く伝えていた場合は、メールだけだと冷たい印象になりやすいため注意が必要です。
まず電話で辞退の意思を伝え、その後に正式な記録としてメールを送ると丁寧です。一方で、担当者につながらない場合や営業時間外の場合は、先にメールを送っても問題ありません。
内定辞退メールはいつ送るべき？夜中に送っても大丈夫？
内定辞退メールは、時間帯よりも「できるだけ早く連絡すること」のほうが大切です。 そのため、辞退を決めた時点で早めに送れば、夜間でも問題ありません。
気になるのであれば翌朝の始業時間に合わせて送る方法もあります。「夜に送ってしまったから失礼」というより、連絡を先延ばしにしてしまうほうが企業側としては困りやすいため、まずは早めに意思を伝えることを優先しましょう。
内定辞退の理由は正直に書いたほうがいい？
内定辞退の理由は、正直すぎる内容まで細かく書く必要はありません。たとえば「給与条件が低かった」「面接官の印象が悪かった」などをそのまま伝えると、相手を不快にさせてしまう可能性があります。
内定辞退メールでは「自身の適性を改めて考えた結果」「別の企業とのご縁を感じたため」など、やわらかい表現に言い換えるのが一般的です。企業側も一定数の辞退があることは理解しているため、簡潔かつ丁寧に伝えることを意識しましょう。
内定辞退メールを送ったのに返信が来ない場合はどうする？
内定辞退メールに返信が来なくても、基本的には過度に心配する必要はありません。採用担当者は多くの学生対応をしているため、辞退連絡に対して個別返信を行わない企業もあります。
ただし、入社承諾後の辞退や、電話がつながっていない状態でメールだけ送った場合は、念のため数日後に電話確認をしておくと安心です。特に重要なのは「企業側が辞退連絡を認識できているか」です。不安な場合は、一度確認を入れておきましょう。
内定辞退メールに「承知しました」と返信が来たら返事は必要？
内定辞退メールを送ったあとに 「承知しました」と返信が来ました。 これって、こちらも返信したほうがいいのでしょうか？
回答：基本的には、企業から返信が来た時点で やり取り終了と考えて問題ありません。そのため、無理に再返信しなくても 失礼になるケースは少ないです。
ただ、「丁寧に返信をもらったので 最後に一言返したい」と感じる場合は、 「ご丁寧にご返信いただきありがとうございました。」 程度の短いお礼を返してもよいでしょう。
就活では完璧なマナーよりも、 相手への配慮が伝わることのほうが大切です。 必要以上に不安にならなくても大丈夫ですよ。
内定承諾書を提出した後でも内定辞退できる？
内定承諾書を提出した後でも、基本的には辞退できます。ただし、企業側では配属準備や採用計画が進んでいることが多いため、通常の内定辞退よりも慎重な対応が必要になります。
この場合は、メールだけで済ませず、まず電話で謝罪と辞退の意思を伝えるのがマナーです。連絡を先延ばしにすると企業への影響も大きくなるため、辞退を決めた時点ですぐに連絡しましょう。
内定辞退で怒られることはある？
あります。入社直前・内定式後の辞退では、採用担当者から「なぜ今なの？」「もっと早く言ってほしかった」「辞退するなら他の候補者に内定を出したかった」などと愚痴や文句に近い言葉を言われることもあります。ただし、内定辞退自体は就活では珍しいことではありません。
そのため、必要以上に怖がる必要はなく、冷静かつ丁寧に辞退の意思を伝えれば問題ありません。一方で、企業側として本当に印象が悪いのは、無断放置や連絡をしないケースです。辞退を決めた時点で、できるだけ早く誠実に連絡することを意識しましょう。
内定辞退すると怒られる？オワハラされることはある？
一部の企業では「本当に辞退するの？」「もう一度考え直せない？」と強く引き止められるケースもあります。特に、人手不足の企業や採用人数が少ない企業では、引き止めが強くなることもあります。
また、過去には「他社の選考を辞退してほしい」「今ここで入社を決めてほしい」など、学生に過度なプレッシャーをかける『オワハラ（就活終われハラスメント）』が問題視されたこともありました。
ただ、内定辞退自体は法律上も問題ありません。必要以上に怖がる必要はないため、辞退を決めた場合は、感謝とお詫びを伝えながら、落ち着いて誠実に対応することが大切です。
まとめ｜内定辞退メールは早め・丁寧・簡潔が基本
内定辞退の連絡は、就活生にとって非常に気まずく感じやすいものです。しかし企業側も、毎年一定数の辞退が発生することを前提に採用活動を行っています。
そのため、必要以上に怖がる必要はありません。大切なのは「連絡を放置しないこと」と「感謝とお詫びを丁寧に伝えること」です。
特に、無断辞退や返信放置は企業側の印象を大きく悪くしてしまいます。一方で、誠実に連絡を入れれば「本命企業で頑張ってください」と応援してくれる採用担当者も少なくありません。
社会人としての第一歩だからこそ、最後まで丁寧な対応を意識し、気持ちよく就職活動を終えられるようにしましょう。
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