内定者懇親会の案内メールがきた際のルールやメールマナーなどをまとめました。内定者懇親会の参加・不参加(欠席)メールの件名や内容など返信文例テンプレート、雛形、フォーマット、サンプルについてまとめました。
目次
内定者懇親会への返信メール：参加編
【件名】Re:内定者懇親会の案内
〇〇株式会社
人事担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部４年の鈴木太郎と申します。
内定者懇親会開催のご連絡ありがとうございます。
懇親会にはぜひ参加させていただきたく存じます。
よろしくお願い致します。
明治大学 文学部 文学科
鈴木太郎（すずき たろう）
080-1111-1111
返信メールのポイント
こまめに改行
24時間以内に返信
最後に署名を記載
メール文面はシンプルで構いません。内容よりもメールが届いたらすぐに返信することが大切です。連絡がないと企業の担当者が不安になります。もしも参加・不参加の確定に時間がかかりそうな場合は、まずメールを確認した旨、確定に時間がかかる旨、その理由、いつまでに返事ができることを伝えましょう。
返信は24時間以内を心がけましょう。遅くても48時間以内が目安です。それ以上になってしまった場合は一言「ご返信が遅れてしまって申し訳ありませんでした」という文章を添えましょう。
内定者が多い企業は人事が全ての内定者の名前を把握できていません。同じ大学でも複数の内定者がいるため、最後の署名では所属学科まで記載できると丁寧です。また読みづらい名前の方は漢字名のあとにヨミ仮名をふってあげると親切です。
※以下の返信メール文例では担当者の記載と署名を省略しているので注意してください。
内定者懇親会への返信メール：部活で不参加編
内定者懇親会の日程を確認させていただきました。
大変申し訳ありませんが、最後の大会直前の状況で
上級生の私が練習を休んでも問題がないか
監督やコーチとも一度相談させていただきたいと思います。
参加が確定になりましたら改めてご連絡させて頂きます。
ご迷惑おかけしますがよろしくお願い致します。
内定者懇親会への返信メール：旅行で不参加編
内定者懇親会の日程を確認させていただきました。
大変申し訳ありませんが、その日の前後で
海外旅行を入れてしまっています。
ツアー会社にキャンセル可能か確認させて頂きますので
参加が確定になりましたら改めてご連絡させて頂きます。
ご迷惑おかけしますがよろしくお願い致します。
不参加返信メールのポイント
「参加できません。欠席します。」と結果だけ伝えると、「〇〇君は入社意欲や協調性が高くないのかな？」「参加したくないのかな？」と思われてしまいかねません。内定辞退も疑われます。
なぜ辞退するのか、参加が難しいのかを伝えること、参加にあたって努力していることを伝えるのが大切です。あくまで企業に伺いを立てる姿勢で「自分なりに努力しましたがキャンセルできますか？」と伝えれば、よほどのことでない限りは企業の担当者も理解してくれます。
内定者懇親会への返信メール：体調不良で当日不参加編
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部４年の鈴木太郎と申します。
さきほどお電話させて頂きましたが不在とのこと
でしたので、メールにてご連絡させて頂きます。
本日の内定者懇親会ですが具合が悪く
体調不良のため、お休みさせて頂きたいと思います。
開催していただきながら当日休むことになり
大変申し訳ありません。
取り急ぎ不参加の旨をご連絡させていただきます。
よろしくお願い致します。
当日不参加メールのポイント
まず電話で伝えることが大切です。担当者が外出(離席)している場合も多いと思いますが、電話で伝言をお願いし、次にメールで不参加の旨を連絡しましょう。メールでも「電話をしたけど不在でした」という一言を添えてみてもいいと思います。居酒屋やホテルを人数分予約しているため、企業側が企画したとはいえ金銭的な損害が発生します。メールと電話両方を使ってお詫びの気持ちを伝えましょう。
内定者懇親会への返信メール：参加だけど遅刻編
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部４年の鈴木太郎と申します。
内定者懇親会開催のご連絡ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが当日はバイト(授業)があるため、
少し遅れての参加は可能でしょうか。
ご迷惑お掛けしますがよろしくお願い致します。
参加だけど遅刻する編メールのポイント
基本的には内定者側で遅刻をしないように調整するのがマナーですが、どうしても外せない用事があって、参加もしたい場合は企業側に遅れての参加は問題ないか確認してみても問題はありません。平日の夜に開催される場合や、企業側が「都合がつく人だけ参加してくれればいい(必須ではない)」と事前に伝えてくれている場合に利用してください。
NGな断り理由
「アルバイトがあるため不参加」「授業(ゼミ)があるため不参加」といった断りメールは印象が悪いです。「調整できなかったのか？」と思われてしまいます。内定者懇親会が平日の昼間や夜間の場合でも、前もって案内されているため、できる限り調整する努力は必要です。当たり前ですが当日の遅刻、ドタキャン、無断欠席は絶対にNG！社会常識がないと思われてしまいます。
「不安すぎて憂鬱」「バイトや大学のゼミとかぶっているから出たくない」「できれば断りたい」「飲み会が苦手だから…」と多くの内定者が不安や面倒だと感じる部分もあると思いますが、基本的には参加できるよう調整するのがマナーです。まだ学生とはいえ、これから就職する会社に対して、非協力的な姿勢はマイナスにしか影響しません。
理解してもらいやすい欠席理由
不参加がOKな場合として、内々定者を対象にした懇親会など、フランクな飲み会程度であれば、不参加であっても特に何も言われません。会社側からの案内メールに「無理のない範囲で参加してください」「参加できる人だけでOK」という内容で判断してください。
不参加が許されやすい理由として「部活動の最期の大会が間近なため練習に集中したい」「卒業論文の〆切直前であり、提出できなければ留年が確定しまう」「数カ月前から卒業海外旅行を入れてしまった」等の理由は、人事部も優先的に参加してくださいとは言いづらい理由です。
※ただし内定式後(10月1日)の内定者懇親会は参加必須です。事前に内定式や内定者懇親会がある前提ですから、10月1日の日程に他の用事が入っていることは非常識だと判断されます。あくまで重要度の高くない懇親会の不参加理由だということを認識してください。
※大手企業であれば先に懇親会の日程が決定されますが、内定者が少数の場合は最初に学生側が絶対に参加可能な日程を確認する会社もあります。
理由はないけど出たくない場合は？
「特に用事はないけど、どうしても参加したくない」「参加が憂鬱」「単純にめんどくさい」なにがなんでも不参加を希望したい場合は「当日の体調不良」もしくは「親戚の不幸」しかありません。まだ従業員ではありませんので「それは本当なのか？」と確認されませんので、ばれる心配はありません。しかし、これから就職する会社ですので、できるかぎり参加をすることをおススメします。
まとめ
雇用契約を結んでいないため企業側に強制力はありません。学業や旅行を制限される必要はありませんが、内定者という立場は内定先の企業の一員になっているとも言えます。企業としても「内定者と親睦を図りたい」「入社前に不安が残らないようにフォローしたい」と考えた上での内定者懇親会を開催しています。相手の好意的なサポートを無下に断らないためにも出来る限り日程調整に努力し、参加する場合は感謝の気持ちを伝えることを忘れないでほしいと思います。
