女性に人気の一般事務。未経験から応募しようと考えている初心者向けに一般事務の疑問やよくある質問をまとめてみました。一般事務のの採用・転職において基本的な仕事内容から仕事の評判・クチコミ・求人情報の探し方・志望理由の書き方をまとめました。
目次
一般事務の仕事内容
・電話対応や来客対応
・請求業務や備品管理
・伝票管理や在庫管理
・書類作成や郵送対応
・顧客管理やデータ入力
・受発注業務やメール対応
一般事務の基本的な仕事内容です。会社によって少し違いますが、見積書作成・議事録作成・新卒採用関連・郵送対応・入金対応・秘書・スケジュール管理といった人事・採用・経理まで広範囲にわたる仕事も発生します。中小企業なら様々な仕事を兼務することが求められます。
一般事務とは事務作業全般を担当する職種の意味です。会社によっては庶務もしくは総務と呼ばれることもあります。同じような意味で営業事務がありますが、一般事務と営業事務の明確な違いはありません。
一般的には営業部門に所属して営業をサポートするのが営業事務になり、全ての部署のサポートをするのが一般事務と区別します。一般事務はアシスタントスタッフ、営業事務は営業アシスタントと呼ばれることもあります。
一般事務の特徴とメリット
事務・オフィス系職種には一般事務以外にも貿易事務、学校事務、医療事務、金融事務の職種があります。基本的な仕事は一般事務に近いですが、それぞれの仕事内容や求人状況を説明します。
貿易事務とは
貿易事務は国内輸送手配や船積書類準備など外国語スキルが必須。主に商社、メーカー、貿易関連など外国企業との取引がある企業が募集します。
英語や中国語など外国語スキルが求められるため一般事務よりも時給は高く、東京都の派遣求人なら時給1700円前後での募集が多いです。
学校事務とは
学校事務は大学事務とも呼ばれ、学校法人での事務職の呼び方です。
一般事務と同じ仕事内容が中心ですが、出願者の進捗管理や合否発表の手配も仕事範囲です。時給は一般事務と同じくらいで、未経験でも応募できることが多いです。
一般事務のメリット
一般事務は営業と違い過酷なノルマ達成を求められないためプレッシャーは少ない職種です。デスクワーク中心になり、会議や残業も少ない傾向にあります。そのため女性営業職のキャリアチェンジ先や、出産した後の復職として好まれます。
一般事務で表現されるのが裏方や縁の下の力持ちです。表舞台に立つことは少ないですが、会社を影から支えるスタッフとして調整能力やコミュニケーション能力が求められます。
向いている性格・能力として、同じような作業が何時間、何日も続く場合もありますので、飽きやすい性格の人には向いておらず、コツコツと作業することが苦にならない人は適性があります。
一般事務のデメリット
一般事務は買い手市場
現在、転職市場は売り手市場と言われていますが、事務職に限って言えば買い手市場です。企業は事務職に専門性の高いスキルは求めておらず、採用した人材に大きな成果や実績を期待していない会社が多いのです。
基本的に人材を採用するということは、その人が成果を出し、会社の利益に繋げることを期待しています。例えば、営業職なら営業をすることで商材が売れ、結果として会社の収益アップに繋がります。
しかし、事務職はサポート業務を担当するため、直接収益に繋がるようなことはしません。さらに事務職を正社員で採用するのはコストもかかってしまうため、派遣で人材を補っている企業が多いのが実情です。
人間関係が面倒
職場によっては人間関係が面倒だという意見もあります。外出する機会もなく、毎日同じメンバーで長時間一緒にいるため人間関係が上手くいかないと苦痛に感じる環境になってしまいます。営業から雑用やイレギュラー対応を頼まれることもあり、ときには無茶ぶりに我慢しなければいけないことも。
オフィス職の中では給与はそれほど高くなく、営業実績のような明確な評価軸もないため昇給もそれほど期待できない企業が多いです。地味な問題ですが、パソコンをカタカタしているだけで楽と思われますが、実際は肩コリに悩みます。
一般事務で必要なスキルや知識
パソコンスキルは間違いなく必須とされています。厚遇されるのはWord、Excel、PowerPointなどの利用スキルを証明する資格MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）があります。
実務として求められることは少ないですが、計算能力を見る意味で簿記も少し優遇されます。せめてタッチタイピング（ブラインドタッチ）はできないと合格は難しいでしょう。
パソコンスキル以外はそれほど重要ではないため、未経験でも応募可能なこともありますが、歓迎スキル経験としてエクセルを挙げられることが圧倒的に多いです。400以上の関数が存在しますが、実務作業で必要なのは多くても10個程度です。
数値集計・表計算・セル参照・統計を求めるのが中心となり、VLOOKUP・COUNTIF・SUMIF関数ができれば完璧と言えます。マクロ機能やMicrosoft Office Accessまで求められることはほとんどありません。面接中にテストする場合もあるので事前に復習しておきましょう。
一般事務で採用される人物
どうしても女性の採用が多い職種なので、男性は採用されにくい傾向にあります。求める人物像に多いのが社会人経験のある20代の女性です。仕事内容に電話応対があるため最低限のビジネスマナーが身についている社会人経験が２年以上ある人が好まれます。
ある転職媒体が公表している転職求人倍率レポートによると、事務職の求人倍率はなんと、0.2倍。つまり5人に1人しか受かりません。未経験ＯＫの場合でも最低限の社会人経験が求められることが多く、高校生や大学生には受かりづらい職種だと言えます。
なお人材紹介会社（転職エージェント）への登録を推奨するサイトもありますが、一般事務の場合は人材紹介会社よりも求人情報サイトのほうが見つかりやすいです。人気職種のため人材紹介会社にわざわざ依頼するよりも費用が安い求人情報サイトで募集する企業が多いです。
一般事務の待遇に関する注意点
基本的に髪色・髪型・服装自由ですが、会社によっては一般事務でもスーツ着用を求められます。
服装自由と言ってもオフィスカジュアルだったり、スカートは禁止など社内ルールが存在します。オフィスカジュアルも会社によって定義が違いますので注意してほしいと思います。
一般事務の仕事探し
バイトル、はたらこねっと、とらばーゆ等の大手求人情報サイトに多く掲載されています。一般事務は正社員、契約社員、アルバイト、派遣と様々な雇用形態で募集されています。アルバイトの場合は、アルバイトから正社員登用につながることもあります。
最初はアルバイトとして雇用し、実質的な試用期間として見定めている企業もいるのでアルバイトも切り捨てず、吟味してほしいと思います。正社員の登用実績を加味しながら判断することをおススメします。
一般事務で採用されるコツ
様々な媒体にたくさんの仕事案件が掲載されていますが、良い案件には応募者も多いので応募倍率が高い傾向にあります。未経験でも応募ができるのに時給が高い求人案件には、１名採用枠に数日で５０名以上の応募が集まることもあります。そのため、すぐに募集が締め切られてしまいます。
大量の応募者の中には、当然実務経験が豊富な人も混ざっており、選考では優秀な人と比較されるため、選考通過率は非常に低いです。選考通過率を上げるために、転職のプロである転職エージェントを頼るのも１つの方法です。転職エージェントは豊富な支援実績があり、そのノウハウを活かしたサポートが受けられるだけでなく、転職エージェントにしかない非公開求人を紹介してもらえます。
志望動機・志望理由・自己ＰＲの例文テンプレート
志望動機の例文テンプレート、雛形、フォーマット、サンプルをまとめました。
例文テンプレート1
前職では販売職のアルバイトとして２年間経験していました。今後のキャリアアップを考えて販売職ではなく、オフィス職を学ぼうと思い応募させていただきました。御社の商品・サービスは社会貢献性も高く、〇〇業界の中でも独自性のあるサービスで成長している姿に惹かれました。一般事務の経験はありませんが、タッチタイピングは得意です。これから頑張ってスキルを高めようと思っていますので、よろしくお願い致します。
例文テンプレート2
〇〇大学卒業後は大手派遣会社に登録し、物流会社やＷＥＢ系など様々な会社で働いていました。今後は一つの会社で末永く働きたいと考え、正社員登用のある御社の求人に応募させていただきました。これまでの経験を活かして業務効率を意識しながら、営業部のサポートをしていきたいと思います。
例文テンプレート3
前職時代は専門商社の営業職を３年間従事していました。その後、出産するタイミングで退職しましたが、育児も落ち着いたため社会復帰をしたいと考えるようになりました。家庭もあるため残業は難しいので、キャリアチェンジとして一般事務職で働きたいと仕事探しをしていた際に、御社の求人情報を拝見し、応募させていただきました。
注意点
ライフスタイルの変化での退職はネガティブに思われなく、ライフスタイルが落ち着いたことを自己アピールすること。かつ一般事務へのキャリアチェンジ理由として最も自然。当たり前ですが応募理由に「楽そう」は不純です。
よくあるターゲット層として社会人経験3年の25歳～30歳の女性を設定する企業が多いですが、ライフスタイルの変化で退職しないかは面接官は気にします。面接官側からは質問できないため、アピールできるなら進んで説明したほうが相手も安心します。
※面接では御社、履歴書では貴社と使い分けてください。
一般事務の面接質問
・事務経験はありますか。
・エクセルの知識や経験はありますか。
・地味な作業は続きますが大丈夫ですか。
一般事務で採用されやすくなる裏技
任意項目欄の活用
応募する際に一言アピールが出来る求人情報サイトがあります。バイトルであれば会員登録の際に任意項目として自己ＰＲ・職務経歴・最終学歴・資格スキルが登録できます。これらの機能のユーザーの活用率は感覚値では全体の５％以下とかなり低いですが、逆に自己ＰＲ欄を活用すれば非常に目立つことができ、アピールにつながります。
通常は応募順から選考されますが、目立つ応募者は「お！早めに面接しよう！」と優先的に選考してくれる企業もあります。すべての項目を埋めることができれば実質的な書類選考にもなりますので、企業の採用担当者としても助かります。
応募数が多いと書類選考が実施され、年齢や現在の職業だけで不合格と判断されてしまうことがあります。もしも社会人経験がなくてもアルバイトやインターンシップでビジネスマナーが身についているのであれば必ずアピールしましょう。少し手間ですが、ぜひ利用してみてください。
応募スピード
新着情報が出たら出来るだけ早く応募しましょう。一般事務は採用枠が少ないのに人気が非常に高いため、早期に内定が決定しやすく早めに募集が終了しやすいです。応募が遅いほど合格率が下がってしまい不利になってしまいます。
一般事務まとめ
求人広告の専門家が一般事務の特徴・メリット・仕事内容・志望動機をまとめました。いい仕事場に巡り合えることを祈っています。
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