【新卒採用】会社説明会の案内メール例文テンプレート

新卒採用における会社説明会は、単なる情報提供の場ではなく「応募意欲を高める重要な接点」です。しかし実務では「案内メールの書き方が分からない」「テンプレ通りに送っているのに参加率が伸びない」といった悩みも多いのではないでしょうか。

実際、説明会メールは文章次第で開封率・参加率が大きく変わります。特にリクナビ・マイナビ経由の学生は複数企業から同時に連絡を受けているため、差別化された伝え方が不可欠です。

本記事では、新卒採用の現場でそのまま使える会社説明会の案内メール・予約確認・リマインド・お礼メールの例文テンプレートを網羅的に紹介します。さらに、返信率・参加率を高める書き方のポイントもあわせて解説するので、実務にすぐ活用できる内容になっています。

1 会社説明会メールの書き方のポイント（参加率を上げるコツ）
2 よくあるNG例（参加率が下がるメール）
3 説明会の告知
4 説明会の予約受付
5 説明会キャンセル受付
6 説明会開催直前のお知らせ
7 説明会参加の御礼
8 CV率が上がる会社説明会メールの件名テンプレ20選
9 テンプレを使う際の注意点
10 まとめ

会社説明会メールの書き方のポイント（参加率を上げるコツ）

会社説明会のメールは、単なる情報伝達ではなく「参加する理由」を作るための重要なコミュニケーションです。テンプレート通りに送るだけではなく、学生の視点に立って設計することで参加率は大きく変わります。

まず意識したいのは件名です。

学生はリクナビ・マイナビ経由で多くの企業からメールを受け取っているため、件名で興味を引けなければ開封されません。「説明会のご案内」だけでは埋もれてしまうため、「少人数開催」「代表と直接話せる」「早期選考あり」など、参加するメリットが一目で伝わる表現を入れることが重要です。

次に重要なのが冒頭の書き出しです。

最初の数行で「自分に関係のある内容かどうか」を判断されるため、「なぜあなたに連絡しているのか」「どんな価値が得られるのか」を明確に伝える必要があります。単なる会社紹介ではなく、「参加することで何が得られるのか」というベネフィットを提示することがポイントです。

また、メール内の情報量にも注意が必要です。

情報を詰め込みすぎると読む負担が増え、逆に離脱を招きます。日時・場所・持ち物などの必要情報は整理しつつ、余計な説明は削ることで、読みやすさを意識しましょう。

さらに、行動導線（CTA）はできるだけシンプルに設計することが大切です。

予約リンクや応募導線が複数あると迷いが生じ、結果的に行動されにくくなります。「予約はこちら」のリンクを明確に配置し、ワンクリックで次の行動に移れる状態を作ることが参加率向上につながります。

会社説明会メールは細かな工夫の積み重ねで成果が変わる領域です。テンプレートをベースにしつつ、自社の強みやターゲット学生に合わせて調整することで、より高い効果を発揮します。

よくあるNG例（参加率が下がるメール）

会社説明会のメールは、少しの書き方の違いで参加率に大きな差が生まれます。実際の現場では、気づかないうちに学生の離脱を招いてしまっているケースも少なくありません。

まず多いのが、件名が無難すぎるパターンです。

「会社説明会のご案内」といった一般的な件名は他社と差別化できず、学生の受信ボックスの中で埋もれてしまいます。その結果、そもそも開封されないという問題が発生します。

次に見られるのが、企業目線の一方的な説明に終始しているメールです。

事業内容や会社の強みを丁寧に説明しているつもりでも、「自分にとってどんなメリットがあるのか」が伝わらなければ、学生の関心は高まりません。説明ではなく、「参加する価値」を伝える視点が欠けているケースです。

また、情報量が多すぎるメールも参加率を下げる要因になります。

長文で詳細を詰め込みすぎると、最後まで読まれずに離脱されてしまいます。特にスマートフォンで読む学生が多いことを考えると、簡潔で分かりやすい構成が求められます。

さらに、行動導線が分かりにくいメールもよくある失敗です。

予約方法が複数あったり、リンクの位置が分かりづらかったりすると、学生は行動を後回しにし、そのまま忘れてしまいます。「どこを押せばいいのか」を一目で理解できる設計が重要です。

このようなNGパターンは、どれも特別なミスではなく、日常的に起こりやすいものです。しかし、こうした小さなズレが積み重なることで、結果として参加率や選考移行率に大きな影響を与えます。メールを送る際は「学生がどう感じるか」という視点を常に意識することが重要です。

説明会の告知

件名：株式会社リクナビより会社説明会のご案内

［氏名］さん、こんにちは。
株式会社リクナビの新卒太郎です。

この度、理系学生の方を対象に、会社説明会を開催することが決定いたしました。

弊社の事業内容や今後の事業展開等についてご説明いたしますので、
是非、会社研究にお役立てください。

また、今回の説明会では弊社代表と皆さんとのディスカッションを予定しています。
弊社に対する皆さんの質問について率直にお答えしますので、
ぜひご参加ください！

また、説明会にご参加いただいた方のうち、希望者の方を対象に
一次試験へのご応募を受け付けます。
ご希望の方は、当日履歴書をご持参ください。

■開催概要■

【日時】○月○日 ○：○○～○:○○（予定）※○：○○より受付を開始します
【会場】○○○○○
【持参物】筆記用具、履歴書（一次試験の応募を希望の方のみ）
【備考】当日、選考やテスト等は実施いたしません。
【申込方法】下の「説明会予約はこちら」よりエントリーしてください。
※上記日程以外をご希望の場合はお気軽に返信をください。

当日、［氏名］さんと会場でお会いできることを楽しみにしています。

＜説明会予約はこちら＞
［リクナビなど企業様の説明会受付画面へのリンクを挿入］
＜当社HPの地図はこちら＞
［会場地図画面へのリンクを挿入］

説明会の予約受付

件名：◆株式会社リクナビ◆説明会のご予約ありがとうございます。

［氏名］さん、こんにちは
株式会社リクナビの新卒太郎です。

この度は弊社の会社説明会にご予約いただき、ありがとうございます。
以下の内容でご予約を受け付けましたので、ご確認ください。

—————————————–
予約コード：○○○○○
開催県：○○○○○
開催日時：○○○○○
会場：○○○○○
※当日は筆記用具をお持ちください。
—————————————–

当日は、プログラム開始の30分前より受付を開始いたしますので
お早めにお越しください。

もしご都合が悪くなった場合は、
○月○日 ○時までにリクナビの「マイページ」のブックマーク画面もしくは
スケジュール画面から必ずキャンセルを行ってください。

それでは当日[氏名]さんとお会いできることを楽しみにしております。
寒い日が続いておりますので、体調管理にはお気をつけくださいね。

説明会キャンセル受付

件名：◆株式会社リクナビ◆説明会のキャンセルを承りました。

［氏名］さん、こんにちは
株式会社リクナビの新卒太郎です。

ご連絡いただいた○月○日の説明会の予約キャンセルを
確かに受け付けましたので、ご連絡いたします。

今回[氏名]さんとお会いできないのは残念ですが
別の日程もご用意しておりますので
ぜひ下記のリンクよりご都合のよい回にご予約いただければ幸いです。

■予約方法■
下記リンク先よりご予約をお願いいたします。
［リクナビなど企業様の説明会受付画面へのリンクを挿入］

就職活動にお忙しい毎日をお過ごしかと思いますが、
[氏名]さんのご予約、心よりお待ちしております。

説明会開催直前のお知らせ

件名：◆株式会社リクナビ◆説明会開催が近づいてまいりました！

［氏名］さん、こんにちは

株式会社リクナビの新卒太郎です。

先日は弊社の会社説明会にご予約いただき、ありがとうございます。

説明会の開催まで、あと○日になりましたが、
ご都合はいかがでしょうか？

再度、実施要綱をご案内いたしますのでご確認ください。

■東京説明会
【開催日時】○月○日 ○：○○～○:○○
【会場】○○○○○
【受付】説明会開始の30分前から受付
【持参物】筆記用具、履歴書（一次試験の応募を希望の方のみ）
【アクセス】地下鉄○○線　○○駅　徒歩約○分
【備考】当日、選考やテスト等は実施いたしません。
※上記日程以外をご希望の場合はお気軽に返信をください。

※1階エントランスに係りの者がおりますので、受付をなさってください。
※説明会にご参加いただいた方のうち、希望者の方を対象に一次試験へのご応募を受け付けます。
ご希望の方は、当日履歴書をご持参ください。

今回の説明会では当社代表と皆さんとのディスカッションを予定しています。
弊社に対する皆さんの質問について率直にお答えしますので、お楽しみに！

それでは、当日会場でお会いしましょう！