多くの企業が内定式の当日もしくは前後に内定者懇親会・親睦会・食事会を実施していると思いますが、「なにをすればいいかわからない」と悩んでいませんか？学生からは「内定者懇親会が苦痛だった」「消化不良のまま終わった」「雰囲気が合わなかった」という声を毎年のように聞きます。
企業の理解や同期仲間での交流が目的なのに、逆に学生に不安を募らせてしまい内定辞退を引き起こすなんてことも…。これから内定者懇親会を開催しようと考えている採用担当・人事担当者のために注意してほしいポイントを９つにまとめました。
目次
1.開催目的と開催場所
開催目的を最初に目的を決めましょう。交流だけが目的なのか、企業への理解を深めさせたいのか、また誰と交流させたいのかも考える必要があります。目的によって開催場所も会議室での立食形式にするのか、ホテルでの会食形式にするのか、会社近くの居酒屋にするのか、適切な開催場所が変わってきます。開催場所ありきで考えてしまうと「ホテルでざっくばらんに会話してほしい」「居酒屋で経営理念について勉強」というミスマッチが生まれてしまいます。
2.参加者と参加人数の案内
参加者や参加人数を事前に共有しましょう。内定者と人事担当者、内定者と入社３年以内の社員、内定者と経営者、様々なパターンが考えられますが、内定者も事前に参加者がわかれば「こういうことを聞きたい」と質問を準備できます。
3.案内メールの注意点
開催する内定者懇親会・親睦会・食事会が強制なのか任意なのかをメールではっきり伝えましょう。事務的な案内メールではなく、「学業優先OK。出来る範囲で参加してください。無理な場合は〇日までにお返事ください」と具体的なメッセージを記載しましょう。また遠方の学生がいる場合は交通費の有無の記載、当日のプログラムやタイムスケジュール等も案内してあげられると親切です。
4.服装や髪色の案内
内定式後の懇親会以外であれば、私服参加を認めている企業も多いと思います。案内メールで内定者の服装はスーツなのか私服なのか案内している企業は多いですが、私服がどの程度までOKなのかで悩む学生が多いです。
私服OKの場合でも内定者が迷わないように、「茶髪OK。オフィスカジュアル程度で参加してください。※短パンはNGだが、ポロシャツやGパンはOK」など少し具体的に伝えてあげると、内定者は安心します。当たり前だと思われる社会常識をまだ身に着けていない人も多くいます。企業側から率先して案内してあげられると親切です。
5.自己紹介タイムの準備と注意点
人数が少なければひと通り説明・自己紹介・グループワークの時間を設けてから、食事会へと入るパターンが多いです。同じタイミングで企業側の参加者にも自己紹介してもらいましょう。入社年度や経歴、役職や普段の仕事内容を簡単に一人３０秒から１分程度で説明することで、内定者との話題にしやすいです。
内定者の人数が多い場合は時間配分の調整が必要です。人数が多い場合は名札の活用がおススメです。懇親会の前に内定者同士で「大学で取り組んでいること」「これからの半年間でやったほうがいいこと」といった自己紹介を兼ねながら簡単なテーマでグループワークを導入する企業もいます。
6.お酒が苦手な内定者に配慮
内定者の中には「先輩社員からお酒を注がれたら飲まないのは失礼」と思っている人がいます。
もし居酒屋などでお酒が出る場合は開始される前に「お酒が苦手な人はいますか？」「無理して飲まないように」と一言声をかけてあげるだけで、お酒が苦手な内定者は安心します。周りにも配慮する空気ができますので、お酒が苦手な人でも楽に参加できる雰囲気が生まれます。くれぐれもお酒を飲ませすぎないようにしましょう。
7.煙草(タバコ)への配慮
会社での懇親会の場合は、事前に会社のどこが喫煙スペースなのか教えてあげましょう。同じフロアで別の会社と共有している場合は「騒がないこと、他の会社もいるので会社情報は話さないこと」など簡単なビジネスマナーやルールについて教えることを忘れてはいけません。また懇親会の場でお酒と同様に煙草の煙が苦手な人はいないか聞いてあげられると親切です。喫煙者と禁煙者で席を分けてもいいと思います。
8.記念写真を必ず撮影
記念写真を残しておくことをおススメします。内定者懇親会の集合写真や自己紹介スピーチの写真など数枚撮影しておくと、将来的に活用できる機会が多いです。例えば翌年の新卒説明会や採用ブログ、会社の歴史や内定者特集など社内共有にも活用できます。参加できなかった学生がいたら写真を共有してあげてもいいかもしれません。もしかしたら数年後の結婚式や忘年会で「当時の振り返り写真」として活用できるかも！？
9.内定者懇親会の心構え
内定者は内定後も不安を抱えており、内定懇親会に緊張して参加しています。内定ブルーと呼ばれる入社に対して不安を抱いている内定者もいると思います。まずはジョークから始めてもOK！積極的に打ち解けあえる良い雰囲気づくりを心がけてください。失敗すると「この会社の雰囲気は自分には合わない」と内定辞退を招くきっかけにもなります。誰のために実施するのか、会社側の自己満足で終わらないことが大切です。
まとめ
内定者懇親会はただ開催するだけではなく、改めて同期との連帯感を強め、会社の魅力や仕事の魅力を伝える場です。「入社に対する不安が消えて安心した」「早く入社したくなった」「会社がより好きになった」と言ってもらえるような内定者懇親会を開催しましょう。内定者同士の交流やモチベーションを高める場として懇親会を上手に活用してください！
