【就職活動】面接日程の返信メール書き方・例文テンプレート

就活や転職の面接で「日程調整の返信メールってこれで大丈夫？」と不安に感じたことはありませんか。結論から言うと、面接日程の返信メールは内容の正しさ以上に「分かりやすさ」と「スピード」が評価を左右します。

実際、同じ内容でも伝え方ひとつで「仕事ができそう」「丁寧で信頼できる」と好印象を持たれることもあれば、逆に雑な印象を与えてしまうこともあります。採用担当は日々多くの候補者とやり取りしているため、負担なくスムーズに調整できるメールかどうかを自然と見ています。

この記事では、面接日程の返信メールについて、日程調整や変更時の正しい書き方から、そのまま使える例文、さらに印象を下げてしまうNGポイントまで、実務レベルでわかりやすく解説します。

就活の面接の日程候補が複数ある日程調整の返信メール

就活の面接の日程調整中に、面接日時の候補がいくつか挙げられていて、その中から選ぶように言われた場合には、選んだ日程と場所をしっかりと書いて返信しましょう。

返信例文①

○○○○株式会社
人事部　鈴木様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。

日程候補のご連絡ありがとうございます。
それでは、以下日程でお伺いさせて頂きます。

日時：7月1日 10:00～
場所：株式会社○○○○本社ビル

お忙しい中、日程調整して頂き誠にありがとうございました。
当日は何卒宜しくお願い致します。

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○○大学○○学部
鈴木太郎（すずきたろう）
電話：080-1111-1111
メールアドレス：suzuki-taro@gmail.com
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返信例文②

○○株式会社
総務部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。

日程調整のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。

×月×日（木）の14時00分に必要書類持参のうえ、
貴社にお伺いいたします。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

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署名
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面接日時候補を複数挙げる際の日程調整の返信メール

就活中に、企業側から希望の面接日時を挙げるように言われる場合もあります。そのときは、こちらから都合の良い日をいくつか指定した返信メールを送ります。

日程候補日は、最低でも２～３候補を出すのが一般的です。その際の面接の日程調整の返信メールの例文をまとめてみました。

返信例文①

株式会社○○○○
人事部　○○様

○○大学○○学部の○○○○です。

先日は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。
また、面接通過のご連絡をいただき、重ねて御礼申し上げます。

2次面接の日程ですが、下記日程はいかがでしょうか。
その他の日程もできるかぎり柔軟に対応いたします。

1. ×月×日 終日調整可能
2. ×月×日 13：00～18：00
3. ×月×日 09：00～15：00

それでは、ご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願い致します。

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署名
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返信例文②

株式会社○○
総務人事部
○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

この度は、次回選考のご連絡をいただき、ありがとうございます。
面接の日程ですが、下記の日程でお伺いするのは可能です。

1. ×月×日 終日可能
2. ×月×日 14：30～20：00
3. ×月×日 09：00～12：00

こちらの日程で、日程調整していただけると幸いです。

お忙しいところ、お手数をおかけし申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

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署名
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面接日時が合わない場合の日程変更を依頼する返信メール

就活面接の日時が合わない場合の返信の例です。あくまでもこちらから日程変更・日程調整のお願いをしていますので申し訳ないという気持ちをきちんと伝え、改めて自分から候補日を提案もしくは企業から出してもらう様にメールをしましょう。

返信例文①

株式会社○○○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

ご連絡頂きました日程ですが、
大変申し訳ございませんが、大学の受講日と重なってしまった為、
下記日程で再度ご調整頂くことは可能でしょうか。

7月1日（月） 10時～18時
7月2日（火） 11時以降
7月3日（水） 12時以降
7月4日（木） 終日

お手数をおかけ致しますが、何卒宜しくお願い致します。

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署名
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返信例文②

株式会社○○○○
人事部　○○様

○○大学○○学部の○○○○と申します。
大変お世話になっております。

日程調整の件、ご連絡下さり誠にありがとうございます。

いただいた日程ですが学期末試験と重なってしまいお伺いすることが難しい状況です。
大変申し訳ございませんが、面接日時をご変更は可能でしょうか。

私都合により勝手なお願いとなり大変申し訳ございませんが、
改めて日程をいただけますと幸いです。

以下の日程でしたら、貴社にお伺いすることは可能です。

7月1日（月） 終日
7月2日（火） 終日
7月3日（水） 午前中

お手数をおかけ致しますが、 何卒宜しくお願い致します。

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署名
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日程調整後に日程変更を依頼する返信メール

就活中に指定された面接の日程に他の面接が入ったり、他の外せない用事が出来て日程変更をしなければならなくなったりした時のメール例文です。従来の日時がNGとなってしまった理由もしっかり添えた上で、日程変更・日程調整のお願いをしましょう。

また一度電話にて謝ることをおススメします（最終面接の場合は必須）。企業も忙しい中調整したのに再調整を依頼するわけですから直接謝る必要があります。

日程を変更していただく側なのでしっかりと丁寧に対応する様にしてください。なおアルバイトや旅行・サークル行事などの理由に日程変更を依頼すると「志望度が低い」とされますので、できるだけ調整の努力をしましょう。

返信例文

株式会社○○○○
人事部○○様

○○大学○○学部の○○○○と申します。
大変お世話になっております。

日程調整の件、ご連絡下さり誠にありがとうございます。
この度は面接の日程変更をして頂きたく、ご連絡差し上げました。

先ほどお電話にてご連絡差し上げましたがご不在とのことでしたので、
まずはメールにてご連絡申し上げます。

面接を予定させて頂いていた○月○日ですが、大学の重要なテストと重なってしまい、
面接に伺うことが出来なくなってしまいました。

勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、
○月△日以降に改めて面接の日程調整をさせて頂けないでしょうか。

お手数をおかけして、大変申し訳ございません。
何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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関連記事：就活生に最低限知ってほしい面接日程の返信マナー5選

返信マナーで一番大切なのは即レスです。いかに文章がしっかりしていても返信が遅ければ意味がありません。遅くとも２４時間以内には返信することを心がけてください。また今回の例文で「どこが失敗しやすいのか」をまとめました。よくあるNG例をまとめましたので合わせて確認してもらえると幸いです。

まとめ

面接の日程調整メールは、単なる連絡ではなく「ビジネスマナー」と「仕事の進め方」を見られる最初の評価ポイントです。

返信が遅い、内容が分かりにくい、配慮が足りない――こうした小さなミスが、選考全体の印象に影響することもあります。今回紹介した例文やポイントを押さえれば、最低限のマナーは十分にクリアできます。

あとは「早く・分かりやすく・相手に配慮する」ことを意識して対応しましょう。もし「そもそも面接対策に自信がない」「メールだけでなく選考全体が不安」という方は、転職エージェントやキャリア相談を活用するのも一つの手です。

企業ごとの傾向や通過しやすい受け答えまでサポートしてもらえるため、内定率を高める近道になります。メール対応を整えたうえで、選考全体の質も高めていきましょう。

参考：【ケース別例文つき】インターンのメールって返信すべき？いい印象を与える返信の仕方を解説！｜ココシロインターン