少人数の採用担当で採用難を乗り切る3ステップ

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労働者人口が減ってきた現在、採用目標人数を達成できず頭を悩ませていませんか?また、採用業務に人数を割いてもらうことができず、少ない人数で採用業務を回すために、長時間残業を強いられている採用担当者も増えているのではないでしょうか。本記事では少人数の採用チームでも、採用難を乗り切ることができる3ステップをご紹介します。

1.採用計画の見直し

1)経営計画と連動させる

経営計画と採用計画は別々に立てている企業が多いと思いますが、経営計画を実行するのは他でもない社員です。経営計画を立てても実行できる能力を持つ社員がいなければ意味がありません。経営計画を元に採用計画を立てると、経営計画から将来どのような人物が必要なのか予測して求める人物像を設定することができます。

経営計画を把握していると新卒は長期的に、中途は中期的に育成することが可能になるため、求人を出す時に設定する求める人物像のスペックを下げることができます。求める人物像のハードルを下げられれば、母集団形成ができなかったり内定が出せないという悩みが解消されます

2)採用計画の見直しポイント

◆社内コミュニケーションの活性化を促す

中途採用案件は突然退職者が出て発生することが多いですが、上司が事前に退職しそうな人がいることを把握できるため、経営計画を立てている時点でわかります。そうなれば、採用計画にもり込むことができるため、採用スケジュールにそって採用活動が行えます。

退職者ができる度に中途採用を行っていると、採用担当者が何人いても足りません。また、上司と部下のコミュニケーションが活性化されていれば、定着率が上がるため中途採用案件の減少にもつながります。

◆職務分掌を作成する

本当に人員が足りていないのかを検証しましょう。職務分掌と職務権限規程を作成することで、同じような業務を2つの部署で行っている、無意味なデータのやりとりが行われている、といった業務の見直しまで行うことができます。

また、適材適所とはいえないような人員位置が行われているのではないか、雇用形態がそぐわないのではないか、といった見直しも可能になります。社内全体で行わなければならない業務ですが、1度行えば人事異動や経営計画の立案に役に立ちます。

◆働き方改革

職務分掌を元に下記の4項目を検討してみましょう。
・テレワークの導入
・女性社員の増員
・外国人採用
・今までと違ったタイプの採用

テレワーク(リモートワーク)の導入にはノートパソコンの貸し出しや情報管理、セキュリティ対策といった検討が必要になりますが、テレワークを導入することで育児休暇、介護休暇、傷病休暇で自宅にいる社員を戦力として活用することができます。さらに、障害者や難病患者の雇用も可能になるため就職市場に出ていない、新しい才能を発掘することが可能になるでしょう。

女性社員を増員にするにあたり必要なことは、就業規則の改定です。女性がより活躍できるようにするためには、所定労働時間短縮措置を規定の日数よりも多く設けて無休の介護休暇を有給へ変更、生理・更年期障害休暇を設けましょう。

さらに、勤務時間もフレックスタイム・短時間勤務の導入、配偶者の転勤に伴う配置転換や勤務地限定採用して誰でも利用できるようにします。他にも女性管理職の登用、ファシリティーや保育ルームを充実させて女性が働きやすい職場環境を整えましょう。

◆外国人採用

今後は外国人の採用も検討しなければなりません。そのためには社員の理解が必要です。人によっては外国人が近づいて来ただけで身構えてしまう人もいますし、外国人はルーズで困ると偏見を持っている人もいます。そのためには、採用された外国人と受け入れる社員の双方に研修が必要です。

また、採用する際には日本語の理解度を試験したり、面接もいつもよりも念入りに行わなければなりません。採用した後はビザの申請や住居の手配など日本人を採用する時よりも準備が必要です。初めて外国人の採用を検討するときには、ハローワークの外国人採用に詳しい窓口へ相談したり、外国人を専門にした人材紹介サービスを利用してアドバイスをもらうようにしましょう。

人材サービスの1つにアウトロー採用というサービスがあります。29歳以下の若手を中心に、他の人は違った生き方をしたいと考えて大学卒業後にワーキングホリデーに行った人、小説家や漫画家を目指していた人、通常の就職活動に違和感を持つ人など個性的な人が利用しています。「就活アウトロー採用」というイベントや「UZUZ」という人材サービスなどで、今まで採用したことのない、新しい発想を持った人材と出会うことができます。

2.採用業務の見直し

1)採用業務マニュアルの見直し

採用業務マニュアルはすでに準備してありますか?採用業務マニュアルがなければすぐに作成しましょう。採用業務マニュアルがないと、その日その日で対応したり担当者ごとに業務の進め方が異なるため、無駄な業務が発生しやすくなります。

採用業務マニュアルを作成したら無駄な業務がないか、効率化できる業務がないか検討をしましょう。そのうえで業務を行い、PDCA【Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)】サイクルを回していきましょう。

2)採用管理システムの導入

採用担当が少ない、または採用業務以外にも業務を兼務している人も多いでしょう。ただでさえ、採用業務は残業が発生しやすい業務です。採用担当者のパソコン上では常にメールアプリやマイナビ等の求人サイト、採用HP、Excelなど複数のアプリが開いている状態であるため、ケアレスミスが発生しやすい環境にあります。

さらに、面接調整や合否連絡など応募者とのメールのやりとりが多く、内容が応募者の人生を左右するような内容であるためミスが許されません。間違って不合格判定してしまうと会社の信用問題になってしまいます。この状況を解消するために採用管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。

現在の採用管理システムは安価でも、採用管理システム1つでメールのやりとり(個別・一斉送信メール)、紹介会社への求人公開管理、ホームページの更新、応募者管理、採用状況の分析まで行えるものもあります。採用担当者の負担軽減だけではなく、使い方次第で初期投資をすぐに取り戻せるだけのコスト削減につながります。

3.採用ツールの使い方を見直す

1)採用ツールは採用目的で使いわけよう

採用人数・求める人物像・採用広報(採用ブランディング)の3つを軸に採用ツールに何を使うのかを考えます。たとえば、企画部のマネージャーを1名採用する場合。大手求人広告に出稿して母集団形成をしても良いですが、スカウト型の採用手法も有効です。ダイレクトリクルーティングサイトで登録情報を見てオファーレターを送る、Facebookでスカウトする方法があります。

ダイレクトリクルーティングであれば知名度が低い企業でも興味を持ってもらえたり、非公開求人でもアプローチすることが可能です。ただし、オファーレターの内容がありきたりなものだと興味を持ってもらえません。オファーレターには必ず、どういう理由でスカウトしたのか、という理由と本当にあなたに来て欲しい、という熱意を書きましょう。

新卒採用の場合は、学校との連携を強化していきましょう。新卒は人数が減っているうえ、3年未満での離職率が高くなっています。定着率を上げるためにも、学校と連携をして積極的にインターンシップを開催してみましょう。準備には時間がかかりますし開催するには手間もかかりますが、学生に仕事の難しさや厳しさを理解してもらえますし、企業側では意欲が高く性格的に会社の風土と合いそうな学生を見つけることができます。

また、人気の低い職種では直接その仕事に携わっている人から、どのように人材を育成しているのか、どのようなやりがいがあるのか、生の声を学生に届けることができるため、「貴重な技術を身につけたい」「やりがいがありそう」と学生に興味を持ってもらうきっかけになります。

1)採用広報はSNSで

InstagramやTwitter、Facebookをすでに利用している企業も多いでしょう。SNSは更新を長期間怠ってしまうと見てもらえなくなってしまうリスクはありますが、応募者が1番関心を持っている社風を伝えるには有効な手段です。ただし、SNSで母集団形成をすることは難しいので、あくまでも採用広報として利用しましょう。

SNSで重要なのは写真です。社内の風景やイベントの様子を遠くから写すよりも、社員の生き生きとした表情がわかるような写真が良いでしょう。採用担当者だけでなく、いろいろな部署の社員がSNSにアップできるように協力をお願いしてください。写真撮影では社内で実際に社員が働いている風景がおススメです。スマホでよく写真を撮っている人に撮影してもらいましょう。

2)採用HPには予算をかけよう

応募しようと思った人は必ず会社のHPと採用HPを見ます。特に採用HPは、興味を持った職種と自分のスキルが合っているか、諸条件が自分の希望と合うかだけではなく、仕事内容や一緒に働く先輩社員の様子や、どんな社風なのかを知るために何度も見ます。

採用HPのサービスには無料でもハイクオリティーなHPができますが、少しでも予算をかけて制作してください。採用HPに必要なのは社内の雰囲気がわかる写真と、社員の様子がわかる文章です。

また、新卒の応募者は長期間にわたり採用HPを見ることから定期的な更新が必要になります。更新時に文章だけ変更するのではなく写真も変えましょう。そのためは、写真のストックが数十枚以上は必ず必要になります。採用HP制作時には必ず写真を多く撮ってもらってください。後々の更新作業が楽になります。

3)採用ツールの内容を充実させよう

応募者が知りたい内容が採用ツールに書いていなければ、応募者は応募の意欲を失います。まず、応募職種の業務内容。箇条書で構いません。小さな仕事(お茶くみ、コピー取りなど)から詳細に書きましょう。ExcelやPowerPointといったアプリは何を良く使うのかを書くと、ミスマッチを防ぐことができます。

次に一緒に働く人たちの情報。平均年齢、男女比、社員の正確を書きましょう。社員の名前を書く必要はありませんが「部長はおだやかな性格、リーダーは仕事では厳しいけれど飲み会ではフランクに話せる人。」このような感じで書くと部署の雰囲気がつたわります。

最後に会社全体の雰囲気を書きましょう。毎年春には近くの公園で会社全体のお花見会がある、部長も社長も「○○さん」と呼ぶなど、ささいなことから文章にしていきましょう。スタートアップ企業の場合は、将来はこういう雰囲気の会社にしたいという夢を書いてもよいでしょう。また、会社独自の取り組みも忘れずに書きましょう。

・子連れ出勤可能
・動画での研修がある
・メンター(シスター&ブラザー)制度
・キャリアカウンセリングが受けられる

自社では当たり前だと思っていることも、外部からみたら独自の制度であることがあります。どんな情報があればいいのか思いつかない時は、中途入社や派遣社員の人に聞いてみましょう。

まとめ

仕事には常に創意工夫と改善が必要になります。採用業務は毎年のトレンドや新卒学生の雰囲気が異なるため、柔軟な対応が求められます。一方で、業務自体はルーティンに近いものがありますが「どうすれば効率的かつ正確にできるのか」を考えながら業務を進めていくと、採用難の時代に採用チーム人数が少なくても良い人材を獲得することができるようになります。ぜひ、自社独自の勝ちパターンを見つけてください。

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