アルバイト採用手続きのポイントと受入時の注意点

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採用後にモチベーション高く働いてもらううえでも、実は最初の手続きが肝心!手続きのポイントと受入時の注意点をまとめました。

採用後の手続き

アルバイトの採用が決定しました。採用者に提出してもらうべき書類などにはどんなものがありますか?身元のはっきりした健康な人であることを確認したいので、既往歴を訊いたり、住民票の提出を求めたりしても良いですか?

労働契約書と同時に誓約書と身元保証書を提出

アルバイトを採用する場合、通常は労働契約書と同時に誓約書と身元保証書を提出してもらいます。特に身元保証書はすべての従業員について提出してもらうことが求められます。 身元保証書の提出は、募集要項などに記載し、応募者に事前に通達しておくのが望ましいでしょう。

身元保証人の責任とは

身元保証人は、労働者が直接、または間接労働によって会社に与えた損害に対して責任を負います。しかし、身元保証に関する法律では、身元保証人が労働者に対して責任を負う期間は、期間の定めがない時は3年、あるときも最長5年とされています。

また、以下の2つのような事実を知ったときは、身元保証契約を将来に向かって解除し、責任を回避することができます。つまり、身元保証人の責任負担は永久的ではないので、注意が必要です。

①被用者(労働者)に業務上不適任または不誠実な事績があって、このために身元保証人の責任問題を引き起こすおそれがあることを知ったとき

②被用者(労働者)の任務または任地を変更したために、身元保証人の責任が重くなったり、監督することを困難にしたとき

秘密保持に関する誓約書も

最近では情報漏えい防止の観点から、通常の誓約書に加えて秘密保持に関する誓約書を作成することが多くなっています。通常は入社時に作成すれば事足りますが、場合によっては退職の際にも再度作成することがあります。

提出書類の注意点

採用者に提出してもらう免許証や資格証明書などは、偽造防止のため、コピーの提出のみではなく、原本も提示してもらいましょう。また、労働基準法関係の通達では「画一的に住民票の写しなどを提出させてはならない」としており、必要に応じて提示を求め、速やかに返却することを求めています。

業務上必須な資格取得のため、などという場合でない限り、住民票の提出は避けたほうが良いでしょう。住所等などについて公的な証明を得たい場合は、住民票に記載してある事実と相違がないかを市役所などに証明してもらう「住民票記載事項証明書」を活用する方法もあります。

採用者の既往歴や通院歴を確認したい場合

使用者にはどのような人材を雇うのかを自由に決定することができます(採用の自由)。採用の自由を保証するために、調査の自由も認められています。

ただし、既往歴や通院歴は非常にセンシティブな個人情報であるため、訊き方によっては採用者が不信感を抱いてしまう恐れもあります。本人の意思でそれを申告しないこともできる形で、既往歴や通院歴を確認するようにするとよいでしょう。

入社前のアルバイトスタッフ情報について

先日採用したアルバイトの初出勤日が近づいてきました。職場に早く打ち解けてほしいので、名前や住んでいる地域、出身校などのアルバイト情報を既存スタッフに前もって知らせておこうと思った際の注意点をまとめました。

同意書へのサインが必要

同意なしで個人情報を開示しないようにしましょう。

個人情報とは、氏名、性別、生年月日、住所、学歴などの事実に関する情報のみではなく、個人の判断・評価に関する情報も含め、個人と関連づけられる全ての情報を意味します。したがって、履歴書の内容だけでなく、採用担当者が面接時に見聞きしたことなども全て個人情報に該当します。

入社するアルバイトの情報を既存の従業員へ前もって伝える場合には、入社予定のアルバイトから個人情報収集同意書などに合意をもらった上で、必要最低限の情報のみ開示するようにしましょう。

履歴書一枚でも立派な個人情報

大企業による顧客情報の流出など、個人情報保護法に関わるトラブルは日々深刻化しています。アルバイトの募集のための履歴書であっても、大切な個人情報に違いはありません。取り扱いには十分な注意が必要です。

「名前と年齢だけなら先に知らせておいても…」「既存スタッフに同じ学校出身者がいるから、事前に教えてあげよう」などと安易に考えず、適切な情報管理と保護に努めましょう。

誓約書・身元保証誓約書を提出関連

備品を壊されたり規則を守らなかったりなど、何か雇用者側の不利益になるようなことをされた場合に賠償金を請求できるよう、合格者に一筆書いてもらいたいと考える採用担当者がいます。その際の誓約書・身元保証誓約書の注意点をまとめました。

誓約書の内容に注意

募集要項などに記載されていれば問題ありません。

募集要項などに、誓約書の提出を採用の条件として記載していた場合は、提出を求めても問題ないでしょう。ただし、在職中に会社の利益を害しないことや、就業規則などを遵守する内容の誓約書が妥当であり、法令や公序良俗に反する内容は避けるべきです。

身元保証誓約とは、労働者が、もしも会社に損害を与えるようなことをした時に備え、賠償金を確実に得られるよう、本人以外の第三者にも責任を負ってもらうための誓約です。また、この契約は、保証人が本人と全く同じ責任を負う「連帯保証契約」とすることが一般的です。

保証人が高額の賠償責任を負ってしまうことがありますが、身元保証契約は採用条件として一般化していることから、身元保証人にあまりに大きな損失を与えないように、「身元保証ニ関スル法律」によって、身元保証人の責任が軽減されています。

また、身元保証契約は、期間を定めなければ原則3年間で終了し、期間を定めても最長5年間とされています。

採用後に提出を求める場合は注意が必要

採用にあたり、正当な理由のもとに身元保証誓約書の提出を求めることは、違法とは言えません。このため、提出を拒否する採用者に関しては、採用の取り消しも可能であると言えます。

ただし、もともと身元保証人を付けることが採用条件になっていなかったにもかかわらず、採用後に新たに誓約書の提出を求める場合は、提出を断られたとしても、解雇できない可能性が高いです。

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