アルバイトのマイナンバーは通知カードのコピー提出でもOK

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企業による従業員のマイナンバー情報取得がはじまっていますが、アルバイトやパートに「通知カードをコピーして出してください」という方法を採っている企業もあります。通知カードのコピーの場合の保管・管理方法についてまとめました。

通知カードはコピー提出でもOK

会社が従業員に対し利用目的を通知し、安全管理措置を講じた上で、通知カードのコピーを収集して保管するのであれば、コピー提出でも問題ありません。

マイナンバーに関するよくある質問(内閣官房)

Q:番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(マイナンバーカード、通知カード、身元確認書類等)をコピーして、それを事業所内に保管することはできますか。

A:マイナンバーの確認の際に、本人確認書類のコピーの提出を受けた場合、必要な手続を行った後に本人確認書類が不要となった段階で、速やかに廃棄しましょう。

保管・管理が重要

マイナンバー法(番号法)は個人情報保護法の特別法として位置づけられていることから、情報流出した場合の罰則は個人情報保護法よりも重い罰則が設けられています。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(個人情報保護委員会)

マイナンバーの保管期間は?

マイナンバーの保管は、個人番号関係事務を行うためだけに認められています。つまり事務に必要な書類の保存義務期間が過ぎてしまえば、マイナンバーを含めた書類やデータを廃棄しなければなりません。

もし事務処理ごとに別のファイルでマイナンバーを管理している場合は、その利用目的で保存する必要がなくなった時点で、マイナンバーをまとめて一つのファイルにしている場合は、すべての利用目的で必要なくなった時点で、できるだけ速やかに廃棄もしくは削除を行うことになります。

保存義務のない支払調書の場合は、控えを保管する期間は、確認の必要性や保存の安全性などもありますが、税務における使用を考慮すると、最長で7年間だとされています。

関連記事:マイナンバーの適切な管理保管方法と削除破棄方法

保管時に注意したい点

社会保障や税の手続きために従業員のマイナンバーを含む書類を作成した場合、原則的には、他の重要書類を保管するときと同様に、盗難に注意して厳重に保管する必要があります。

金庫があれば利用し、ない場合は施錠できるキャビネット・引き出しなどに収納します。使用しないときは施錠するようにしてください。留守にするときには、ドアを確実に施錠しましょう。

マイナンバーの保管方法

個人番号の漏洩を防ぐために、会社には安全な個人番号の管理が求められます。正当な理由(サイバー攻撃、盗難等)なき漏えいには、罰則・懲役が科せられます大企業では、大型のマイナンバー専用業務システムを構築し、かなりのコストを掛けている所もあります。

中小企業の場合は1台のサーバーを使用しインターネットにつなげず、決まった人物のみしか触れられないようにしておく事で十分なセキュリティになるようです。また従業員数が少人数であれば、担当者が施錠できるカギ付ロッカーやキャビネットや金庫を利用してマイナンバー管理を行う事も可能です。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(個人情報保護委員会)

マイナンバーの保管期間

退職後でも、年末調整や源泉徴収などでマイナンバーが必要になるため、すぐに破棄する必要はありません。手続きを行うために必要な期間は保持しておくことが認められています(手続きの終了後はすみやかに破棄する必要があります)。政府の方針として、最長でも退職後7年以内に破棄することが求められています。

マイナンバーに関する主な書類の保管期間

・扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書→7年間
・住宅借入金等特別控除申告書→7年間
・源泉徴収票→7年間
・雇用保険関係書類や4年間
・労災関係の書類→3年間
・健康保険・厚生年金保険に関する書類→2年

なお上記の保存期間は書類の保存期間であり、パソコンに入っているデータにはこの期間は適用されません。しかし扶養控除申告書などの税務関係書類についてはデータについてもこの期間が適用されることから、データについても7年間は保存しておきましょう。

事業者のみなさまへ | 特集-マイナンバー :政府広報オンライン

マイナンバーの廃棄方法

廃棄する際に避けなければならないのが、情報の漏洩です。復元できないような方法で、廃棄することが求められます。書類であればシュレッダーが安全です。データであれば電子データシュレッダーなど、データ復元用の専用ソフトウェア、プログラム、装置等を用いなければ復元できないレベルで、データを消去しましょう。

焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。

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