求人サイトの応募完了メール機能の注意点と活用方法

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多くの求人サイトや転職サイトに備わっている応募完了メール(自動返信メール)機能の注意点や書き方など正しい活用方法をまとめました。

応募完了メール機能とは

応募完了メール機能とは、求人サイトの機能の一つで、ユーザーがWEB応募した際に登録アドレス宛に自動で届く機能です。求人サイトによっては確認メール、エントリー完了メールまたは応募控えメールと呼ばれています。アマゾンで注文した際に届く注文確認メールのようなものだとイメージしてください。

応募者がいつどんな求人情報に応募したのか、入力した情報とともに履歴確認することができ、いつでも自分が応募した求人内容を控えることができる便利な機能です。バイトル・マイナビバイト、イーアイデム・タウンワーク・フロムエー等ほぼすべての求人サイトに備わっています。

一部の求人サイトでは企業のオリジナルメッセージを追加(カスタマイズ)することができます。しかし、この便利機能を勘違いしてしまう人もいるため正しい用途について説明させていただきます。

応募完了メール機能の注意点

注意点①応募者が見ているとは限らない

応募者が必ず見ていると思わないことです。採用担当者の中には「確実に見るもの」と認識している人がいますが、実際の開封は保証されていませんし、確認することもできません。開封していても流し読み(既読スルー)している場合も考えられます。

そのため重要な情報は載せないようにしましょう。例えば求人広告本文には書かず、応募完了メールにだけ履歴書持参と書いても応募者は確認できていないことが考えられます。面接の注意点や今後の流れを書くのは自由ですが、確認漏れを防ぐために求人広告本文にも記載し、電話する際にも伝えることが大切です。

注意点②追加メッセージである

採用担当者の中には「ゼロから作らないといけないのか?」と思われますが、基本的に定型文の中に追加メッセージを挿入できるタイプがほとんどです。「あなたが応募したのはこちらです」といったテンプレート文章はすでにあると考えたほうがいいでしょう。

応募完了メール機能の活用方法

よくある例文ですが「応募いただきありがとうございます」「担当者のご連絡までいましばらくお待ちください」「証明写真と履歴書の準備をお願いいたします」などの言葉を入れるかどうかは個人の好み次第です。おススメしたいのが求人広告自体には載っていないケースが多い下記の情報です。

【おススメしたい項目】
①担当者名
②会社住所
③電話番号
④ホームページURL

面接の日程調整で一度連絡をとりあっているとはいえ、連絡先番号や相手の名前を忘れてしまった場合が考えられます。そうした際に署名のような形式で応募完了メール(自動返信メール)に入れておくと便利でしょう。もちろん見てくれない可能性もありますが、入れておいて損はないと思っています。

【ケースバイケースで入れたほうがいい項目】
⑤平日〇〇時以降にご連絡させていただきます。
⑥面接は〇〇日以降になりますのでよろしくお願いします。

求人広告の応募方法を入れたくても文字数オーバーで入りきらなかった場合に活用しましょう。対応時間や面接日程が決まっている場合はその旨を追加しておくとスムーズに調整できます。

応募完了メール機能の注意点と活用方法まとめ

応募完了メール機能についてまとめました。活用は必須ではなく、任意の機能ですので無理にメッセージを追加する必要はありません。なお応募完了メールは各社で微妙に仕組みが違うため、どのような使い方がベストなのか営業に聞いてみるのも有効です。

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