求人原稿が完成したのもつかの間。求人掲載が始まってからが本番です。応募者へはどのような対応をすれば良いでしょうか。注意点や面接のポイントを解説します。応募者対応マニュアルとしてご活用ください。
従業員全員に、電話対応の仕方を周知徹底
第一印象が大切！
電話をかけてきてくれた応募者に対し、丁寧な対応を心がけましょう。職場に電話がかかってきた場合、多くは現場の従業員が対応します。応募者にとってのファーストコンタクトは、従業員なのです。
「応募者に聞くべきことを聞かなかった」「そもそも募集していることを従業員が知らなかった」「営業電話だと思って切ってしまった」等がないよう、くれぐれも注意しましょう。掲載される求人原稿を用いて事前に情報共有し、すべての従業員が対応できるように周知徹底してください。
担当者と応募受付の手順を明確にする
応募者とのやりとりの中で不備があると、応募を取りやめるなどのトラブルに発展する可能性があります。応募受付の担当者を決め、担当者にスムーズにつながるよう、従業員の間で受付フローを徹底しておきましょう。
受付日・応募者氏名・連絡先・面接希望日などの確認事項表を事前に準備しておくと、電話を受けた際もあわてずに済みます。
スピーディーな対応を心がける
電話での応募があったときは、可能であればその電話で面接の日程調整をしましょう。応募者の意欲がもっとも高まっているうちに対応することで、採用活動の成功度も変わってきます。
メールでも構いませんが、返信がなかなか来ないケースもあります。メールだけで終わらせず、電話連絡をするようにしましょう。話すことで応募者の人となりの手がかりがつかめるため、選考に向けた情報を得られるというメリットもあります。
応募時に年齢を聞かない
電話でアルバイト応募があった際に、採用したい年齢層が決まっているため、電話口で応募者の年齢を訊き、想定外の年齢であれば面接を断ることは可能でしょうか？
年齢制限が認められる場合
受付の段階では年齢を聞かない方が良いでしょう。トラブルにつながる可能性もありますので、応募受付の段階で応募者の年齢を聞くのは避けた方が良いでしょう。
2007年10月1日に改正雇用対策法がスタートし、企業が従業員を募集・採用する際の年齢制限は原則禁止になりました。例外として年齢制限が認められる場合は、以下の場合です。
【年齢制限を認める６つの例外】
①正社員募集で社会人経験を問わないもの
※長期勤続によるキャリア形成のため、若年者などを期間を定めずに雇用するとき
②特定の業種において、特定の年齢層が他の年齢層に比べ1/2以下の場合の正社員募集
③警備業で下限が「18歳以上」のように、労働基準法などの法令により年齢制限が設けられているもの
④正社員募集で「60歳まで」など、上限が定年と判断できるもの
⑤12歳以下の子役募集など、芸術・芸能表現の真実性のため
⑥60歳以上の高年齢者、または特定の年齢層の雇用を促進する国の施策の対象者に限定した募集
クレームになる可能性も
応募者を断る場合、事前に電話で年齢を尋ねてしまっていると「年齢が理由で不採用になった」と思われかねず、クレームになる場合があります。年齢で制限を設けず、応募者の適性やスキルなどで判断・選考するようにしましょう。
ネット経由の応募者対応の注意点
アルバイトの募集を自社のホームページや求人サイトでおこなう際に、適切な対応の仕方や確認事項など、インターネットから応募してくる求職者に対して注意すべきポイントをまとめました。
とにかく迅速な対応を心がける
スマートフォンの普及により、全世代を通じてインターネット求人サイトでのアルバイト探しが主流です。
一般的に、インターネットユーザーはスピーディーな対応を期待しています。できれば即日中か、遅くとも３日以内に応募者に電話で連絡し、その後の選考の日程調整をしましょう。
自動返信メール機能が有効
メールで返信する場合も同様に、迅速な対応が重要です。ネットユーザーは遅くとも１日、早ければ数分で返事がくるようなコミュニケーションに慣れているため、雇用者側が担当者不在などの理由で応募を数日放置してしまうと、面接辞退ということにもなりえます。
とは言うものの、応募メールが深夜や休日だった場合などは対応が難しいと思われますので、応募メールを受付けた旨を自動返信する機能をつけると便利です。その後の個別連絡はなるべく早く行いましょう。
返信メールの文面は「的確でわかりやすく、簡潔に」を意識し、応募者が安心してその後の選考に臨めるような内容としてください。不安な時は求人広告の営業に質問しましょう。例文テンプレートを教えてくれます。
確認事項は事前にまとめておく
いずれにしても、応募者への確認事項はシートにまとめるなどし、いざという時にあわてず対応できるよう準備しておきましょう。
書類送付を依頼する場合は、履歴書や職務経歴書など、応募者に用意してもらう書類を伝え、いつ頃までに送付できるか確認しましょう。面接日程を連絡する場合は、面接をする日時や場所、面接担当者名、持参書類などを伝えてください。
何度も不採用にしている方から再応募
以前アルバイトの面接をし、お互いの条件が合わず、不採用にした応募者がいたとします。その応募者が再度応募してきた際、採用するつもりがないので面接をすることなく断ることは可能でしょうか。
不採用にはできますが、応募を止めることはできません。
先方から応募があるたびにお断りし、面接は行わない旨をお伝えするのが最善です。応募自体は個人の自由ですので、「もう応募しないでください」と言って禁止することはできません。
複数回の応募をしてくる方に限ったことではありませんが、お断りする際には人権に関わることや差別的な表現を用いないよう、細心の注意が必要です。きちんと誠意を持って、丁寧に対応しましょう。
不採用理由は言わない
また、先方から不採用の理由を尋ねられてもお答えする必要はありません。応募者のマイナス面をあげつらうようなことにもなる可能性があるうえ、理由を伝えようとすることでかえって話がこじれ、トラブルにつながる可能があります。
たとえ、一律の対応にクレームをつけられたとしても、一貫した姿勢で対応し続けることをおすすめします。
採用の無効（内定取り消し）
ある応募者を面接し、採用の通知を出しました。ところが、そのあとに面接をした応募者の方が経験豊富だったのでその人を採用し、最初の応募者は不採用にするといった行為は認められるでしょうか。
正当な理由がない限り、認められません。
雇用者側が採用の意思を応募者に伝え、応募者が合意することは労働契約の成立であり、内定取り消しは解雇にあたります。したがって、正当な事由のない内定取り消しはできません。
採用と伝えていたにもかかわらず、その後に面接した応募者の方が良かったからというだけの理由で採用を取り消した場合には、労働契約法第１６条の「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上認められない場合」に該当し、採用内定の取消はできないことになります。
正当な事由の例
「客観的かつ合理的と認められる正当な事由」としては、以下のようなものが挙げられます。
(1)条件付き労働解約の場合の条件の成就、または不成就
事前に定めた入社日に入社できなかった場合、入社の際に必要と定められた免許・資格が取得できなかった場合など
(2)採用内定取消事由を約束している場合、その取消事由の発生
健康を著しく害した場合、履歴書や誓約書などに虚偽の記載がありその内容や程度が採否判断にとって重大なものである場合など
(3)その他の不適格事由の発生
犯罪行為による逮捕、起訴など
雇用者都合はNG
いずれも「内定者本人に問題がある場合」であり、雇用者側の都合で採用内定を取り消すというのは、訴訟問題にもつながる可能性があります。
あとから面接した人をあきらめるか、２人とも採用するかして、最初に内定を出した人を採用することが求められます。
それでもなお、最初に内定を出した人の内定取消を行わなければならない場合の手続きとしては、労働基準法の第２０条（解雇の予告）および第２２条（退職時等の証明）の規定が適用されます。
解雇予告などの解雇手続きを適正に行う必要があり、内定者が採用内定取消の理由について証明書を請求してきた場合は、すみやかに交付してください。
■関連法規
【労働契約法第16条】解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
【労働基準法第20条】使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。ただし、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となった場合又は労働者の責に帰すべき事由に基づいて解雇する場合においては、この限りでない。
面接をおこなう環境
スーパーマーケットやコンビニエンスストアの募集では面接場所が店のバックヤードが一般的ですが、注意すべきポイントをまとめました。
応募者を選ぶ場であり、応募者に選ばれる場でもある
応募者がリラックスできる雰囲気づくりに努めましょう
面接は、採用担当者が応募者の適正を見極めるだけでなく、応募者にとっても「ここで働きたいかどうか」を判断する重要な場です。応募者にとって、その職場の「顔」である採用担当者が最適な環境を整え、応募者を迎えることが大切です。
働いている姿をイメージしやすい場所
面接を実施する場所は、飲食店であれば営業時間外の店内、小売業であればバックヤードなど、職場の雰囲気が伝わりやすい場所が良いでしょう。
応募者が「ここで働いている自分」をイメージしやすいため、モチベーションアップにつながります。応募者にきちんとした職場であることを印象づけるために、面接場所をきれいにしておくことも重要です。
できるだけ話をしてもらえるような質問
応募者は貴重な時間を割いて、面接を受けに来ています。まずは足を運んでくれたことに感謝し、終始丁寧な応対を心がけてください。面接の間は、応募者が落ち着いて話せる環境になっていることに留意し、できるだけ応募者にたくさん話をしてもらえるような質問を投げかけましょう。
また、応募者を「あなた」や「君」ではなく「苗字＋さん」で呼ぶことも、応募者の緊張を解くきっかけになります。応募者にとって、面接はとても緊張を強いられる場です。採用担当者は応募者が過度に緊張しないよう、リラックスして会話ができる環境をつくりましょう。
まとめ
採用活動に慣れてくると杜撰な対応になってしまい、相手の印象を悪くしてしまうケースがあります。サービス業であれば、応募者は普段はお客さんとして利用されている方かもしれません。失礼のないように誠実な対応を心がけましょう。
