想いが伝わる内定辞退メールの書き方テンプレート例文

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就職活動におきる採用内定辞退のための文章テンプレート(書き方・例文・文例と書式・様式・フォーマットのひな形)です。内定辞退をメールで送る際に参考にしておきたい例文を紹介します。「何を書けばいいかわからない」という方は例文を参考にしながら基本的な文章を参考にしてください。最後にポイントや注意事項についてもまとめました。

内定辞退のメール例文①

件名:【内定辞退のお詫び】鈴木太郎/明治大学経営学部
株式会社×××
○○○○様

お世話になっております。
明治大学文学部の鈴木太郎です。

先日は採用内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

せっかくいただいた内定ではございますが、私のやりたい方向と適性を
何度も考えた結果、 別の企業にお世話になることを決意いたしました。

採用内定のご連絡までに、説明会や1次面接から最終面接までに、
沢山のお時間を取って頂いたにもかかわらず、大変申し訳ありません。

本来であれば直接訪問してご説明すべきところですが
まずはメールにてご連絡させて頂きました。

最後になりましたが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。  

———————————————————–
○○大学○○学部
鈴木太郎(すずきたろう)
電話:080-1111-1111
住所:東京都新宿区新宿1-1-1 新宿201
メールアドレス:suzuki-taro@gmail.com
———————————————————–

内定辞退の手紙の例文②

件名:【内定辞退のご連絡】鈴木太郎/明治大学経営学部
株式会社○○○○ 
人事部 採用担当
○○○○ 様

お世話になっております。
明治大学文学部の鈴木太郎です。

先日は、内定のご通知をいただきまして、
誠にありがとうございました。

本日お電話させていただきましたが、不在とのことですので
取り急ぎメールにてご連絡させていただきました。

就職活動において自身の適性を改めて考えた結果、別の会社とのご縁を感じ、
誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

○○様はじめ採用ご担当の方々にはお世話になっておきながら、
このようなご返事で本当に申し訳ございませんでした。

本来であれば直接お伺いし、お詫びをしなくてはならない
ところですが、メールでのご連絡をお許しください。

最後になりますが貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

———————————————————–
○○大学○○学部
鈴木太郎(すずきたろう)
電話:080-1111-1111
住所:東京都新宿区新宿1-1-1 新宿201
メールアドレス:suzuki-taro@gmail.com
———————————————————–

ポイント1:内定辞退の理由

ただ内定辞退を伝えるのではなく、なぜ内定辞退するのか理由を伝えましょう。企業側が「なぜ内定辞退をするのか?」という疑問を持たせないためにも、相手に失礼のない文章で内定辞退の理由を伝える必要があります。こまかく伝える必要はありませんが簡潔に理由をのべましょう。

ポイント2:内定辞退の理由として使える文章

① 自身の適性を改めて考えた結果
② 自身の希望職種を改めて考えた結果
③ 自分の希望する仕事を改めて考えた結果

ポイント3:感謝の気持ち

文章中に内定をいただいたこと。就職活動を通してお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。自分の言葉で感謝の想いを書くと、気持ちが伝わります。

ポイント4:お詫びの気持ち

内定辞退することに対して申し訳ないという気持ちを伝えるのがマナーです。

ポイント5:先に電話を入れる

メールだけだとどうしても誤解が生まれやすくなります。電話を入れる必要がないとしている記事も多いですが私はメールを送る前に一度電話にて内定辞退の連絡を担当者に入れることをおススメしています。

メールよりも電話の方が感謝やお詫びの気持ちが伝わりやすいからです。連絡をする前に何を言うかメモ帳に書いて準備しておくとスムーズに話せます。

時期次第では電話もしくは直接訪問が必須

なお「入社承諾書を出した後に辞退をする」や「内定式後の内定辞退」など、企業への迷惑が大きい場合は、時期にもよりますがメールだけでは失礼ですので電話連絡もしくは訪問して直接謝罪する必要があります。

まとめ

内定辞退メールのテンプレートをまとめました。一番大事なのは言葉遣いよりも感謝の気持ちとお詫びの気持ちを伝えることです。一度は縁があって内定をもらえた企業に対して失礼な対応をしないように心がけたいですよね。基本的な部分をおさえれば採用担当も内定辞退に至った理由を理解してくれます。「残念だけど、本命の会社で頑張ってほしい」と応援してくれます。そのような関係をつくれるように頑張りましょう!

 

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