マイナンバーの適切な管理保管方法と削除破棄方法

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2016年(平成28年)1月から実施されているマイナンバー制度。税務や社会保障に関係する書類には、マイナンバーの記載が求められることになります。また、従業員を雇っている事業主の場合は、これらの書類を提出してもらう立場になりますが、マイナンバーが記載された書類は、どのように管理すればいいのか、廃棄や削除の方法も含めて、まとめました。

民間事業者にも制度の影響はある

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、2016年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

マイナンバーは「特定個人情報」

マイナンバーは個人情報なので、行政機関や勤務先以外の第三者には安易に伝えないようにする必要があります。ただ、事業主の立場としては、雇用している従業員のマイナンバーを集めて保管したり、支払調書や源泉徴収票を作成するにあたり、取引先にマイナンバーを確認することもあるかもしれません。

他人の個人情報を取得する側に回ることもありえるわけですが、マイナンバーとマイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」と呼ばれ、個人情報保護法が定めるものよりも、さらに厳密に管理することが求められています。

社会保障や税の手続き書類の作成以外は収集・保管はNG

「マイナンバー法」の第20条には、下記のように定められています。

「何人も、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報(他人の個人番号を含むものに限る。)を収集し、又は保管してはならない」

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(内閣官房)

「前条各号のいずれかに該当する場合」というのは第19条で定めた内容のことを指しており、「個人番号関係事務」を処理するために必要な場合に限って、他人のマイナンバーを収集または保管することが認められています。

つまり、社会保障や税の手続き書類などの作成を除いては、マイナンバーを収集することが認められておらず、当然、保管することもできません。そのことをまず押さえておきましょう。

マイナンバーの保管方法

個人番号の漏洩を防ぐために、会社には安全な個人番号の管理が求められます。正当な理由(サイバー攻撃、盗難等)なき漏えいには、罰則・懲役が科せられます大企業では、大型のマイナンバー専用業務システムを構築し、かなりのコストを掛けている所もあります。

中小企業の場合は1台のサーバーを使用しインターネットにつなげず、決まった人物のみしか触れられないようにしておく事で十分なセキュリティになるようです。また従業員数が少人数であれば、担当者が施錠できるカギ付ロッカーやキャビネットや金庫を利用してマイナンバー管理を行う事も可能です。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(個人情報保護委員会)

マイナンバーの保管期間

退職後でも、年末調整や源泉徴収などでマイナンバーが必要になるため、すぐに破棄する必要はありません。手続きを行うために必要な期間は保持しておくことが認められています(手続きの終了後はすみやかに破棄する必要があります)。政府の方針として、最長でも退職後7年以内に破棄することが求められています。

マイナンバーに関する主な書類の保管期間

・扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書→7年間
・住宅借入金等特別控除申告書→7年間
・源泉徴収票→7年間
・雇用保険関係書類や4年間
・労災関係の書類→3年間
・健康保険・厚生年金保険に関する書類→2年

なお上記の保存期間は書類の保存期間であり、パソコンに入っているデータにはこの期間は適用されません。しかし扶養控除申告書などの税務関係書類についてはデータについてもこの期間が適用されることから、データについても7年間は保存しておきましょう。

マイナンバーの廃棄方法

廃棄する際に避けなければならないのが、情報の漏洩です。復元できないような方法で、廃棄することが求められます。書類であればシュレッダーが安全です。データであれば電子データシュレッダーなど、データ復元用の専用ソフトウェア、プログラム、装置等を用いなければ復元できないレベルで、データを消去しましょう。

さらに「削除や破棄を行った」ということ自体も、記録として残しておく必要があります。「特定個人情報ファイルの種類や名称」、「責任者・取扱部署」、「削除・廃棄状況など」を記載して残しておきましょう。その際に、マイナンバー自体を記載に含めないようにすることが必要です。

焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。

事業者のみなさまへ | 特集-マイナンバー :政府広報オンライン

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