就活生に最低限知ってほしい面接日程の返信マナー5選

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就活中では面接日程の調整において人事部や面接担当とメールのやりとりをする機会があります。はじめて社会人とやりとりをする人も多く、やはり返信マナーの知識不足の人が多いです。

返信マナーを知らないのは学生なので仕方がありませんが、相手に好印象をもってもらえるように覚えておいて損はありません。一言にビジネスにおける返信マナーと言っても言葉遣いを中心に色々ありますが今回は最低限知っておいてほしいマナーとして5つのよくあるNG例をまとめました。

宛名の名前がない

誰宛てのメールなのか宛先の名前がないパターン。新卒採用の場合、何名かのチーム体制で仕事をしているケースもあり、複数人がメールを受信している可能性があります。特に「saiyo@」や「recruit@」から送られてきている場合は間違いなく複数名が受信しています。そのときに名前がないと「これは誰宛のメールなのか?」と混乱する場合があります。

学生にとってはメールやlineを送る感覚で企業にもメールを送っていると思いますが、会社名+担当者名は必須です。相手が担当者個人の場合でも名前を入れるのは必須です。担当者名がわからない場合もあると思いますが、その場合は「新卒採用担当 様」というような形式で問題ありません。

適度な改行がない

改行もなく横長のメールを送る学生がいます。これもメールやlineでは改行という文化がないためですが、企業はパソコンで見る為、改行がないと非常に見づらいです。相手のことを考える意味でも、こまめに改行しましょう。

確認の返信がない

例えば「〇日で二次面接を調整しました」というメールに対して何もリアクションがない人が多いです。送信した採用担当からすると確認できているのか不安になります。しっかり「確認させて頂きました。調整して頂き、ありがとうございました。」と簡単な内容で構いませんので御礼も含めた確認メールを送りましょう。

確認の返信が遅い

返信が遅い人はそれだけで信用されません。返信が遅いのはマナーを知らない以前の問題になるため「この学生は性格がルーズだ」という評価をされてしまいます。なお「メールを見落としてました」というのは最悪の言い訳です。

面接日程の連絡後、3日後に「都合が悪くて日程変更できませんか?」と言われると、どんなに丁寧な文章でも悪い印象しか持ちません。遅くとも24時間以内に返信するのがマナーとされていますが、数時間以内に返信すると好印象を得られます。即レスは当たり前ですが、社会人でもできていない方が多いです。ぜひ学生も心がけてください。

最後に署名がない

どこの会社の誰なのか会社情報をメールの最後に追記するのがマナーです。学生でも企業とのメールで見る機会もあると思います。急ぎ相手に電話で連絡を取りたいとき、一般的にはメールの署名を見て確認をします。特に(当たり前ですが)自分の名刺を持っていない学生は「名刺で連絡先を確認する」ということができないため、署名があると非常に助かります。

メールに署名が付いていないと、エントリー履歴から探さなくてはならず、手間がかかります。電話番号が入った署名は、基本的には毎回入れる人もいますが、1日に何度もやりとりをする場合は省略する人が多いです。相手や状況に応じて判断してください。

著名例

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○○大学○○学部
鈴木太郎(すずきたろう)
電話:080-1111-1111
メールアドレス:suzuki-taro@gmail.com
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関連記事:【就活対策】面接日程の返信メール例文テンプレート

まとめ

就職活動中の学生には一度ビジネスマナー本を見ることをおススメしています。就職活動中はES(エントリーシート)対策や面接対策などの対策本も必須ですが、ビジネスマナーも読むと大変勉強になります。

学生であればビジネスマナーを知らなくて当然。しかし知っていれば一歩リードできます。内定を勝ち取るためにはビジネスマナーやルールを理解していれば好印象を持たれます。基本的なメールマナーだけでも覚えておきましょう!

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